Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding nodigt een aanbestedende dienst een beperkt aantal bedrijven uit om een offerte uit te brengen. Meestal zijn dat drie tot vijf ondernemers. De opdracht wordt niet openbaar aangekondigd. Je kunt dus alleen meedoen als je wordt uitgenodigd. Dat maakt deze procedure kansrijk voor het mkb, maar ook lastig: wie niet bekend is bij de inkoper, krijgt geen uitnodiging.
In dit artikel lees je hoe de procedure werkt, welke regels gelden en wat je kunt doen om wel in beeld te komen.
Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?
De meervoudig onderhandse procedure is een nationale aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst kiest zelf welke bedrijven een offerte mogen indienen. Die keuze moet wel op objectieve gronden gebeuren. Daarna gunt de dienst de opdracht aan de inschrijver met de beste aanbieding volgens de vooraf bekendgemaakte gunningscriteria.
Onderhandelen over de offertes is in principe niet de bedoeling. Alle uitgenodigde partijen krijgen dezelfde vraag en dezelfde kans. Daarmee onderscheidt deze procedure zich van één-op-één gunnen.
Het verschil met enkelvoudig onderhands en een openbare procedure
Onder de Europese drempel zijn er grofweg drie routes. Elke route geeft je als ondernemer een andere positie.
- Enkelvoudig onderhands: de dienst vraagt één bedrijf om een offerte. Onderhandelen is daarbij wel mogelijk.
- Meervoudig onderhands: de dienst vraagt meerdere geselecteerde bedrijven om een offerte. Er is beperkte concurrentie en geen openbare aankondiging.
- Nationaal openbaar of niet-openbaar: de dienst kondigt de opdracht aan via TenderNed. Iedere geschikte ondernemer kan dan reageren.
Achtergrond: PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid, beschrijft de verschillen tussen deze nationale procedures uitgebreid. Lees de uitleg over enkelvoudig en meervoudig onderhands aanbesteden en het overzicht van nationale procedures.
Wanneer kiest een overheid voor deze procedure?
Een overheid mag niet zomaar kiezen. De waarde van de opdracht, het eigen inkoopbeleid en landelijke richtlijnen bepalen samen welke procedure past.
Onder de Europese drempel, binnen het eigen inkoopbeleid
De meervoudig onderhandse procedure is bedoeld voor opdrachten onder de Europese drempelbedragen. Boven die drempel is een Europese procedure verplicht. Binnen de ruimte onder de drempel legt elke organisatie eigen grensbedragen vast in haar inkoopbeleid. Een gemeente kan dus andere grenzen hanteren dan een waterschap of een ministerie. Voor de Rijksoverheid staan die grenzen in een aparte circulaire.
Tip van de expert: Zoek het inkoopbeleid op van de organisaties waarvoor je wilt werken. Dat staat vaak op hun website. Je ziet dan bij welke opdrachtwaarde zij meervoudig onderhands uitvragen. Zo weet je welke opdrachten je waarschijnlijk niet op TenderNed gaat terugvinden.
De Gids Proportionaliteit en het ARW 2016 sturen de keuze
Bij het opstellen van grensbedragen moet een organisatie rekening houden met de Gids Proportionaliteit. Die gids geeft richting aan de keuze voor een procedure en aan de eisen die redelijk zijn. Voor werken in de bouw geldt daarnaast het Aanbestedingsreglement Werken 2016. Onder de Europese drempel is het gebruik van het ARW 2016 voor werken verplicht.
Voor wie is de meervoudig onderhandse procedure relevant?
Deze procedure raakt vooral bedrijven die kleinere en middelgrote overheidsopdrachten uitvoeren. Denk aan:
- Mkb-ondernemers die regionale opdrachten zoeken bij gemeenten, provincies of waterschappen.
- Dienstverleners in bijvoorbeeld ICT, communicatie, advies, onderhoud of schoonmaak.
- Aannemers en installateurs die kleinere werken uitvoeren onder het ARW 2016.
- Tendermanagers en accountmanagers die de relatie met inkopers onderhouden.
Voor deze groepen is het belangrijk te weten dat een groot deel van de opdrachten onder de drempel nooit openbaar wordt gepubliceerd.
De spelregels die ook zonder publicatie gelden
Een onderhandse procedure is geen vrijbrief. De Aanbestedingswet 2012 bevat ook regels voor opdrachten onder de drempel. De belangrijkste voor jou als ondernemer:
- Objectieve keuze: de dienst kiest op objectieve gronden welke procedure zij toepast en welke ondernemers zij uitnodigt.
- Motivering op verzoek: op jouw verzoek moet de dienst de keuze voor een onderhandse procedure schriftelijk kunnen motiveren (artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012).
- Gelijke behandeling: alle uitgenodigde partijen krijgen dezelfde informatie en dezelfde beoordeling.
- Redelijke termijnen: er gelden geen vaste wettelijke termijnen. De tijd voor je offerte moet wel passen bij de complexiteit van de opdracht.
- Vooraf bekende criteria: de uitnodiging beschrijft hoe de dienst offertes beoordeelt.
Wetgevingsinfo: Kiest een dienst er vrijwillig voor een nationale opdracht vooraf aan te kondigen? Dan moet die aankondiging volgens de Aanbestedingswet via TenderNed plaatsvinden. Een echte onderhandse procedure wordt niet aangekondigd.
Zo verloopt de procedure in vijf stappen
De precieze inrichting verschilt per organisatie. In de praktijk zie je meestal deze volgorde:
- Voorbereiding: de inkoper raamt de opdrachtwaarde en kiest de procedure op basis van het inkoopbeleid.
- Selectie van ondernemers: de dienst kiest drie tot vijf bedrijven op objectieve gronden. Bijvoorbeeld op basis van ervaring, regionale bekendheid of een eerdere marktverkenning.
- Uitnodiging tot offerte: je ontvangt een offerteaanvraag met de eisen, de gunningscriteria en de termijnen.
- Beoordeling: de dienst beoordeelt de offertes volgens de vooraf genoemde criteria. Dat kan op prijs, op kwaliteit of op een combinatie.
- Gunning: de dienst laat alle inschrijvers weten wie de opdracht krijgt. Vaak volgt daarna een korte termijn voordat het contract wordt getekend. Of die termijn geldt, staat in de offerteaanvraag.
Lees de offerteaanvraag net zo zorgvuldig als een Europese leidraad. Ook hier kunnen harde eisen staan waarop je direct afvalt. In ons artikel over eisen in tenderdocumenten lees je hoe je die snel herkent.
Praktijkvoorbeeld: een gemeente vraagt vier offertes aan
Een middelgrote gemeente wil het onderhoud van haar website opnieuw uitbesteden. De geraamde waarde ligt ruim onder de Europese drempel. Volgens het eigen inkoopbeleid valt de opdracht in de categorie meervoudig onderhands.
De inkoper nodigt vier bureaus uit. Twee bureaus kent zij uit eerdere opdrachten. Eén bureau kwam naar voren tijdens een marktverkenning. Het vierde bureau is regionaal gevestigd en staat in het leveranciersbestand. De uitnodiging vraagt om een plan van aanpak van twee pagina’s en een prijsopgave. Kwaliteit weegt zwaarder dan prijs.
Het bureau dat de opdracht wint, had zich een jaar eerder al bij de gemeente gemeld. Het wist dat het lopende contract afliep en deed mee aan de marktverkenning. Dat is geen toeval. Bij onderhandse procedures begint je kans vaak lang voor de uitnodiging.
Zo vergroot je de kans op een uitnodiging
Je kunt niet inschrijven op een opdracht die je niet ziet. Daarom draait succes bij onderhandse aanbestedingen om timing en zichtbaarheid. Deze werkwijze helpt:
- Volg aflopende contracten. Een opdracht die eerder openbaar is aanbesteed, komt na de looptijd vaak terug. Soms als onderhandse uitvraag. Lees meer over heraanbestedingen herkennen.
- Bekijk inkoopkalenders. Veel overheden publiceren welke opdrachten zij het komende jaar verwachten. Dat geeft je tijd om contact te leggen.
- Doe mee aan marktconsultaties. Inkopers gebruiken die om de markt te leren kennen. Wie meedoet, komt sneller in beeld voor een uitnodiging.
- Meld je bij het leveranciersbestand. Sommige organisaties houden een belangstellingsregistratie of leverancierslijst bij.
- Lever goed werk op lopende opdrachten. Eerdere ervaringen mogen meewegen bij de keuze van uit te nodigen bedrijven.
TenderSignal helpt je bij de eerste twee stappen. Het platform signaleert aflopende contracten en verwachte heraanbestedingen op basis van aanbestedingsdata en inkoopkalenders. Een onderhandse uitvraag zelf wordt nergens gepubliceerd. Maar je ziet wel welke opdrachten eraan komen, zodat je op tijd bij de juiste inkoper aanklopt. Wil je ook de openbare opdrachten blijven volgen? Lees dan hoe je passende aanbestedingen vindt.
Tip van de expert: Bel of mail een inkoper niet pas als je een opdracht ziet aankomen. Leg contact in de periode dat de dienst de opdracht voorbereidt. Vraag naar de planning en of er een marktverkenning komt. Na de uitnodiging is beïnvloeding niet meer toegestaan, en ook niet verstandig.
Veelgemaakte fouten bij een onderhandse uitvraag
Een korte procedure verleidt tot een snelle offerte. Juist daar gaat het vaak mis.
- De uitnodiging behandelen als een gewone offerteaanvraag. Ook bij een onderhandse procedure kun je afvallen op een gemiste eis of een te late indiening.
- Rekenen op onderhandelingen achteraf. In principe is er geen ruimte om je prijs of aanbod na indiening bij te stellen.
- Pas in actie komen als de opdracht er is. Wie wacht op een publicatie, mist de meeste onderhandse opdrachten.
- Geen vragen stellen. Is iets onduidelijk? Gebruik de vragenronde als die er is. Het antwoord gaat dan meestal naar alle uitgenodigde partijen.
- Afwijzing laten liggen. Vraag na een afwijzing om een toelichting. Die feedback helpt je bij de volgende uitvraag van dezelfde dienst.
Samenvatting: kleinschalig, snel en gericht
De meervoudig onderhandse aanbesteding is een nationale procedure voor opdrachten onder de Europese drempel. Een dienst nodigt meestal drie tot vijf bedrijven uit op objectieve gronden en gunt op vooraf bekende criteria. Er is geen openbare publicatie en in principe geen onderhandeling. Het inkoopbeleid van de organisatie, de Gids Proportionaliteit en voor werken het ARW 2016 bepalen wanneer de procedure past. Je kans op een uitnodiging vergroot je door aflopende contracten en inkoopkalenders te volgen en op tijd zichtbaar te zijn bij inkopers.
Veelgestelde vragen over de meervoudig onderhandse aanbesteding
Hoeveel bedrijven worden uitgenodigd bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?
Meestal nodigt de aanbestedende dienst drie tot vijf bedrijven uit. Het exacte aantal staat niet vast in de wet. Het hangt af van het inkoopbeleid van de organisatie en de aard van de opdracht.
Wordt een meervoudig onderhandse aanbesteding gepubliceerd op TenderNed?
Nee, een onderhandse procedure wordt niet openbaar aangekondigd. Alleen de uitgenodigde bedrijven ontvangen de offerteaanvraag. Kiest een dienst ervoor een nationale opdracht vrijwillig aan te kondigen, dan gebeurt dat via TenderNed en is het geen onderhandse procedure meer.
Mag de aanbestedende dienst onderhandelen over mijn offerte?
Bij een meervoudig onderhandse procedure is onderhandelen in principe niet de bedoeling. Alle inschrijvers moeten gelijk worden behandeld. Bij een enkelvoudig onderhandse procedure, met één uitgenodigd bedrijf, is onderhandelen wel mogelijk.
Kan ik vragen waarom mijn bedrijf niet is uitgenodigd?
De dienst moet de procedure en de uitgenodigde ondernemers op objectieve gronden kiezen. Op jouw verzoek moet zij de keuze voor een onderhandse procedure schriftelijk kunnen motiveren, volgens artikel 1.4 van de Aanbestedingswet 2012. Een verzoek om toelichting is dus een redelijke eerste stap.
Welke termijnen gelden er bij een meervoudig onderhandse aanbesteding?
Er gelden geen vaste wettelijke termijnen. De termijnen moeten wel redelijk zijn en passen bij de complexiteit van de opdracht. De termijnen voor jouw offerte staan in de uitnodiging.
Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met de gunning?
Vraag eerst om een toelichting op de beoordeling. Daarna kun je een klacht indienen bij het klachtenmeldpunt van de aanbestedende dienst. Kijk ook of de offerteaanvraag een termijn noemt voordat het contract wordt getekend. Laat je bij twijfel juridisch adviseren, want de mogelijkheden verschillen per situatie.