Wil je met je bedrijf meedoen aan een aanbesteding die via TenderNed loopt? Dan heb je eHerkenning nodig. Zonder dit inlogmiddel kun je niet namens je onderneming vragen stellen, je aanmelden of inschrijven. TenderNed vraagt minimaal niveau 2 en een machtiging voor de dienst TenderNed. Regel het ruim vóór de eerste deadline, want een aanvraag kan enkele dagen duren.
In dit artikel lees je welk niveau je nodig hebt, wie er een eigen middel moet hebben, welke rol in TenderNed mag indienen en welke fouten je inschrijving in gevaar brengen.
Wat is eHerkenning en waarom vraagt TenderNed erom?
eHerkenning is een inlogmiddel voor bedrijven. Je kunt het vergelijken met DigiD, maar dan om namens een organisatie zaken te regelen met de overheid. Elk eHerkenningsmiddel is persoonsgebonden en gekoppeld aan het KVK-nummer van je onderneming.
Met een machtiging leg je vast bij welke diensten iemand namens het bedrijf mag inloggen. TenderNed gebruikt eHerkenning om twee dingen te controleren: wie er inlogt en of die persoon namens het bedrijf mag handelen. Dat is belangrijk, want via het platform wissel je bedrijfsvertrouwelijke en concurrentiegevoelige stukken uit. Meer achtergrond vind je in de uitleg van TenderNed over eHerkenning.
Achtergrond: wet of platformregel?
De Aanbestedingswet 2012 schrijft bij Europese aanbestedingen elektronische communicatie voor. Aankondigingen verschijnen op TenderNed. De eis om met eHerkenning in te loggen komt niet uit de wet zelf. Het is de toegangsvoorwaarde van TenderNed voor Nederlandse ondernemers. Gebruikt een aanbestedende dienst een ander platform? Dan gelden daar eigen inlogregels. De leidraad vermeldt via welk systeem je inschrijft.
Voor wie is eHerkenning nodig?
Iedereen die in TenderNed namens een Nederlandse onderneming handelt, heeft een eigen eHerkenningsmiddel nodig:
- Ondernemers en inschrijvers die zich willen aanmelden of willen inschrijven op een opdracht.
- Tendermanagers en bidmanagers die inschrijvingen voorbereiden en indienen.
- Collega’s die vragen stellen voor de nota van inlichtingen of stukken klaarzetten.
- Externe adviseurs en tenderbureaus die in jouw TenderNed-omgeving meewerken.
Aankondigingen bekijken en aanbestedingsdocumenten lezen kan doorgaans zonder in te loggen. Zo kun je eerst passende aanbestedingen vinden en beoordelen. Wil je reageren, je aanmelden of inschrijven? Dan moet je onderneming in TenderNed geregistreerd zijn. Daarvoor heb je eHerkenning nodig.
Buitenlandse ondernemingen gebruiken geen eHerkenning. Zij registreren zich via het tabblad voor buitenlandse ondernemers en loggen in met een gebruikersnaam en wachtwoord van TenderNed.
Werk je met een extern tenderbureau? Geen ketenmachtiging
Bij sommige overheidsdiensten kan een intermediair namens jou inloggen met een ketenmachtiging. TenderNed ondersteunt dat niet. Een adviseur die in jouw TenderNed-omgeving werkt, heeft een eigen eHerkenningsmiddel van jouw onderneming nodig. Daarop staat dan de machtiging voor TenderNed. Neem dit mee in de afspraken met je adviseur, zodat het middel klaarstaat voordat het werk begint.
Welk niveau en welke machtiging vraagt TenderNed?
Betrouwbaarheidsniveau: minimaal niveau 2
eHerkenning kent drie betrouwbaarheidsniveaus: EH2+, EH3 en EH4. De dienstverlener bepaalt welk niveau nodig is. TenderNed vraagt minimaal niveau 2. Je kunt inloggen met EH2+, EH3 en EH4. Upgraden naar EH3 is voor TenderNed dus niet nodig.
Sinds 1 juli 2025 heeft eHerkenning op niveau 2 standaard tweefactorauthenticatie. Naast je gebruikersnaam en wachtwoord bevestig je je login met een extra controle, zoals een sms-code of een eenmalig wachtwoord.
Gebruik je eHerkenning ook voor andere overheidsdiensten, zoals de Belastingdienst? Kies dan het hoogste niveau dat je nodig hebt. Met een hoger niveau kun je ook inloggen bij diensten die een lager niveau vragen.
Machtiging voor de dienst TenderNed
Zonder machtiging werkt eHerkenning niet, ook niet met een geldig middel. Voor TenderNed heb je een machtiging nodig voor de dienst TenderNed op minimaal niveau 2. Ontbreekt die, dan krijg je bij het inloggen een melding dat je niet gemachtigd bent.
Machtigen doet een tekenbevoegd persoon, zoals de directeur, of een machtigingenbeheerder die door een tekenbevoegde is aangesteld. Wie tekenbevoegd is, staat in het Handelsregister van de KVK. Heeft je bedrijf meerdere tekenbevoegden? Dan moeten mogelijk allemaal tekenen. Dat hangt af van de statuten. Lees meer over machtigen bij eHerkenning.
Eén middel voor meerdere KVK-nummers
Werk je met een holding en werkmaatschappijen? Dan kun je meerdere KVK-nummers aan één eHerkenningsmiddel koppelen. De machtigingen regel je per KVK-nummer. Controleer vóór het inschrijven met welke rechtspersoon je inschrijft. Die moet passen bij de gegevens in je UEA en je bewijsstukken.
Rollen in TenderNed: alleen de juiste rol kan indienen
eHerkenning regelt je toegang tot TenderNed. Je rol in TenderNed bepaalt wat je daarna mag doen. Wie als eerste de onderneming met eHerkenning registreert, wordt automatisch lokaal beheerder. Collega’s die zich later koppelen aan het bestaande account, krijgen eerst de rol van procesleider. Alleen een lokaal beheerder kan rollen toewijzen en aanpassen.
TenderNed kent vier rollen:
- Lokaal beheerder: beheert de organisatie, de gebruikers en hun rollen. Kan ook vragen stellen en aanmeldingen of inschrijvingen indienen.
- (Hoofd)procesleider: werkt per aanbesteding. Voegt aanbestedingen toe, stelt het team samen, stelt vragen en dient de aanmelding of inschrijving in.
- Teamlid: bekijkt de gegevens van een aanbesteding en kan vragen stellen, maar niet indienen.
- Gastlid: kijkt alleen mee.
Een overzicht van alle rechten vind je bij gebruikers en rollen beheren.
Tip van de expert
Stel minimaal twee lokaal beheerders aan, elk met een eigen eHerkenningsmiddel. Vul daarnaast de herstelgegevens in bij je organisatiegegevens: het e-mailadres van een bestuurder en een herstelmailadres. Valt een beheerder uit door ziekte, vakantie of vertrek? Dan kan een collega via die herstelgegevens alsnog lokaal beheerder worden.
Stappenplan: eHerkenning regelen voor TenderNed
Stap 1: Bepaal wie eHerkenning nodig heeft. Wie stelt vragen, wie uploadt documenten en wie dient in? Iedere gebruiker krijgt een eigen middel. Moet je voor veel collega’s aanvragen? Vraag je leverancier dan naar een bulkaanvraag.
Stap 2: Kies niveau en leverancier. Je vraagt eHerkenning aan bij een van de zes door de Rijksoverheid erkende leveranciers. Zij verschillen in type inlogmiddel, prijs en aanvraagprocedure. Vergelijk ze in het leveranciersoverzicht van eHerkenning.
Stap 3: Dien een volledige aanvraag in. Je onderneming moet in het Handelsregister van de KVK staan. Je hebt een KVK-uittreksel nodig dat niet ouder is dan 14 dagen, plus een identiteitsbewijs. Voor EH2+ volstaat een kopie. Vanaf EH3 controleert de leverancier je identiteit met het originele document. Vraag je aan voor een eenmanszaak? Dan mag je het BSN op de kopie niet doorstrepen. Voeg direct de machtiging voor TenderNed toe.
Stap 4: Activeer en controleer. Activeer het middel zodra je het ontvangt. Controleer in de beheeromgeving van je leverancier of de machtiging voor TenderNed erop staat.
Stap 5: Registreer je onderneming. Log met eHerkenning in op TenderNed en kies voor registratie. Er wordt dan een account gemaakt voor je bedrijf en voor jezelf. Heeft je bedrijf al een account? Dan koppel je je eigen middel aan het bestaande account. Zie ook het stappenplan van TenderNed.
Stap 6: Richt je account in. Controleer je organisatiegegevens, vul de herstelgegevens in, nodig collega’s uit en ken rollen toe.
Een aanvraag duurt gemiddeld nul tot enkele dagen. De doorlooptijd hangt af van het niveau, de leverancier en de volledigheid van je aanvraag. Lees ook de aandachtspunten bij het aanvragen. Met een spoedprocedure kun je in de meeste gevallen binnen 24 uur inloggen, vaak tegen extra kosten.
Wanneer regel je eHerkenning het beste?
Regel eHerkenning vóórdat je een aanbesteding oppakt, niet pas als de sluitingstermijn nadert. Let vooral op de vragenronde. Die sluit meestal ruim vóór de inschrijftermijn, en ook voor het stellen van vragen moet je ingelogd zijn.
- Bij je eerste go/no-go-moment: controleer of de mensen die aan de tender werken een middel en de juiste rol hebben.
- Vóór de vragenronde: test of je kunt inloggen en vragen kunt indienen.
- Ruim vóór de sluitingstermijn: controleer of de indiener procesleider of lokaal beheerder is.
Hoe eerder je een opdracht ziet aankomen, hoe meer ruimte je hebt. Lees hoe je heraanbestedingen herkent aan aflopende contracten en verlengingsopties.
Praktijkvoorbeeld: een niet-openbare aanbesteding
Een installatiebedrijf wil zich aanmelden voor een niet-openbare Europese aanbesteding van een gemeente. Zo’n procedure kent twee fases. In beide werk je in TenderNed:
- Selectiefase: je beantwoordt de selectievragen, uploadt de gevraagde stukken zoals het UEA en dient je aanmelding in.
- Uitnodiging: na de beoordeling krijg je via TenderNed bericht of je bent geselecteerd.
- Gunningsfase: als geselecteerde partij stel je je inschrijving op en dien je die in vóór de sluitingstermijn.
Het bedrijf heeft één collega met eHerkenning. Een tweede collega werkt mee als teamlid. In de gunningsfase is de eerste collega afwezig. Het teamlid kan wel vragen stellen, maar de inschrijving niet versturen. Daarom regelt het bedrijf vóór de aanmelding twee gebruikers met een eigen middel en de rol van procesleider of lokaal beheerder.
TenderNed beschrijft de stappen in inschrijven op een niet-openbare aanbesteding. Wil je weten welke stukken je in de selectiefase nodig hebt? Lees hoe je eisen en bewijsstukken op een rij zet.
Veelgemaakte fouten en valkuilen
- Pas aanvragen als de deadline nadert. Een onvolledige aanvraag kan dagen kosten.
- De machtiging voor TenderNed vergeten. Zonder die machtiging kom je niet binnen, ook met een geldig middel.
- Eén middel delen met collega’s. eHerkenning is persoonsgebonden. Je mag het niet door iemand anders laten gebruiken.
- Uitgaan van een ketenmachtiging voor je adviseur. In TenderNed werkt dat niet. Je adviseur heeft een eigen middel van jouw onderneming nodig.
- De indiener heeft de verkeerde rol. Een teamlid of gastlid kan geen aanmelding of inschrijving versturen.
- Maar één lokaal beheerder en geen herstelgegevens. Bij afwezigheid kan niemand rollen aanpassen.
- Een gewijzigd middel niet opnieuw koppelen. Heb je bijvoorbeeld geüpgraded naar EH3? Log dan in met het nieuwe middel en koppel het opnieuw aan je bestaande account.
- Wijzigingen in je onderneming over het hoofd zien. Een nieuwe rechtsvorm of beëindiging kan gevolgen hebben voor je machtigingen.
Storingen en de sluitingstermijn
Ligt TenderNed zelf plat en haal je daardoor de deadline niet? Meld de storing dan bij de servicedesk van TenderNed én bij de aanbestedende dienst. Die kan na een vastgestelde storing de sluitingstermijn verlengen, maar is daartoe niet verplicht. Lukt inloggen niet door een probleem bij eHerkenning? Kijk eerst bij je leverancier of daar een storing is. Is het probleem dan niet opgelost, dan kun je bij TenderNed eenmalig een inlogcode per sms aanvragen. Problemen met je eigen middel, rol of machtiging vallen doorgaans voor eigen risico. Lees in de leidraad wat er geldt en bekijk wat je kunt doen bij een storing in TenderNed of eHerkenning.
Samenvatting
- Wie in TenderNed namens een Nederlandse onderneming handelt, heeft een eigen eHerkenningsmiddel nodig.
- TenderNed vraagt minimaal niveau 2, plus een machtiging voor de dienst TenderNed.
- Externe adviseurs hebben een eigen middel van jouw onderneming nodig; ketenmachtiging werkt niet.
- Alleen een procesleider of lokaal beheerder kan aanmeldingen en inschrijvingen indienen.
- Stel minimaal twee lokaal beheerders aan en vul de herstelgegevens in.
- Regel alles vóór de vragenronde, niet pas vlak voor de sluitingstermijn.
Tijd is bij aanbestedingen vaak de grootste beperking. Met de software van TenderSignal zie je passende aanbestedingen eerder en kijk je vooruit naar verwachte publicaties. Zo heb je ruimte om eHerkenning, rollen en je inschrijving zelf zorgvuldig voor te bereiden.
Veelgestelde vragen over eHerkenning bij aanbestedingen
Heb ik eHerkenning nodig om een aanbesteding op TenderNed te bekijken?
Meestal niet. Aankondigingen en aanbestedingsdocumenten kun je doorgaans inzien zonder in te loggen. eHerkenning heb je nodig zodra je namens je onderneming wilt handelen, zoals vragen stellen, je aanmelden of inschrijven.
Welk eHerkenningsniveau heb ik nodig voor TenderNed?
TenderNed vraagt minimaal niveau 2. Je kunt inloggen met EH2+, EH3 of EH4, dus voor TenderNed hoef je niet te upgraden naar EH3. Gebruik je eHerkenning ook voor diensten die een hoger niveau vragen, kies dan het hoogste niveau dat je nodig hebt.
Hoe lang duurt het aanvragen van eHerkenning?
Gemiddeld duurt een aanvraag nul tot enkele dagen. De doorlooptijd hangt af van het niveau, de leverancier en de volledigheid van je aanvraag. Met een spoedprocedure kun je in de meeste gevallen binnen 24 uur inloggen, vaak tegen extra kosten.
Mag een collega of adviseur met mijn eHerkenning inloggen?
Nee. eHerkenning is persoonsgebonden en je mag het middel niet door iemand anders laten gebruiken. Iedere collega of adviseur die in TenderNed namens je bedrijf werkt, heeft een eigen middel van jouw onderneming nodig, met een machtiging voor TenderNed. Inloggen via ketenmachtiging is in TenderNed niet mogelijk.
Welke rol moet ik hebben om een inschrijving in te dienen?
Je moet procesleider of lokaal beheerder zijn. Een teamlid kan wel vragen stellen, maar geen aanmelding of inschrijving versturen. Een gastlid kan alleen meekijken. Alleen een lokaal beheerder kan rollen aanpassen.
Heeft een buitenlandse onderneming eHerkenning nodig voor TenderNed?
Nee. eHerkenning is op TenderNed alleen verplicht voor Nederlandse ondernemers. Buitenlandse ondernemingen registreren zich via het tabblad voor buitenlandse ondernemers en loggen in met een gebruikersnaam en wachtwoord van TenderNed.
Wat doe ik als ik niet kan inloggen met eHerkenning?
Krijg je de melding dat je niet gemachtigd bent, dan ontbreekt meestal de machtiging voor de dienst TenderNed. Neem dan contact op met je leverancier of je machtigingenbeheerder. Is er een storing bij eHerkenning, dan kun je bij TenderNed eenmalig een inlogcode per sms aanvragen via de link voor problemen met eHerkenning. Heb je je middel vervangen of geüpgraded, koppel het dan opnieuw aan je bestaande account.